La comunicación entre empleados, departamentos y cadenas de mando es un elemento imprescindible para lograr el éxito de empresas y corporaciones. En este sentido, una reunión de trabajo destinada a compartir información, planear estrategias y establecer objetivos puede ser un factor clave.
Sin embargo, estudios recientes señalan que el exceso de ellas o su mala gestión puede afectar negativamente a la productividad. Y es que, a menudo, son excesivamente largas e ineficientes. De hecho, un estudio del Harvard Business Publishing pone de manifiesto que el 70% de las reuniones son improductivas, mientras que un experimento del Instituto Tecnológico de Massachussetts (MIT) que se centró en eliminar por completo las reuniones de grandes empresas durante algunos días de la semana tuvo resultados reveladores. En concreto, y según recoge el diario El País, “las empresas que obtuvieron el mayor beneficio no tuvieron reuniones tres días a la semana: la productividad aumentó un 73%, la satisfacción de los trabajadores un 65% y el estrés de los empleados disminuyó un 57%”.
No obstante, no se trata de eliminar las reuniones de las agendas de managers y trabajadores, sino de organizarlas mejor. Hay que replantear su frecuencia, duración, estructura y objetivo, transformándolas en potentes herramientas de comunicación y crecimiento organizacional.
· Apuesta por reuniones más cortas y eficaces
A pesar de que se suele pensar que las reuniones largas son sinónimo de profundidad y análisis del detalle, la realidad demuestra que, a veces, lo breve puede ser mucho más efectivo si está bien preparado. Es decir, mejor una reunión de 20 minutos totalmente organizada, que un encuentro de una hora sin un rumbo definido.
De este modo, se logra liberar tiempo para tareas operativas y evitar perder horas valiosas del equipo. Esto consigue combatir el estrés laboral de muchos empleados, que a menudo deben ampliar sus jornadas y trabajar horas extra para compensar el tiempo invertido en dichas reuniones.
El tiempo no es el único factor que juega en contra de la productividad de las reuniones. Aspectos como la falta de objetivos claros, estructura marcada, preparación del tema o variedad de interlocutores, también perjudican a la efectividad corporativa. Por su lado, las tensiones personales, las interrupciones constantes y la toma de decisiones confusas o contradictorias ralentizan todo el proceso, siendo situaciones que deben evitarse.
Así pues, todo ello debe corregirse mediante una mejor preparación y la aplicación de ciertas medidas internas. Si se consigue, el resultado se verá reflejado en una perceptible mejora del clima laboral, favoreciendo la eficiencia, la motivación y el bienestar general del equipo. Sin embargo, ¿Cómo lograr preparar reuniones breves y efectivas? ¡Te lo contamos!
· Los 7 pasos a seguir para organizar reuniones productivas
Lo primero que se debe tener en cuenta es que organizar reuniones eficaces no requiere grandes cambios, sino más bien la adopción de sencillos hábitos. El objetivo es que con solo algunas pequeñas acciones se consiga transformar encuentros rutinarios en espacios verdaderamente productivos y focalizados.
- Definir el objetivo: No organices una reunión sin un propósito firme. Hay que saber qué se quiere conseguir, tanto para poder estructurar bien el encuentro como para poder llevar a cabo una evaluación posterior sobre el éxito de la misma. Para ello, establece un objetivo alcanzable, enumera todos los temas que necesites tratar y piensa en las decisiones que se deberán tomar conjuntamente.
- Decide quiénes asistirán: Es importante convocar solamente aquellas personas o equipos a quiénes afecten directamente, y en menor medida, indirectamente, los temas a tratar. Evitar la asistencia a trabajadores que no van a poder aportar nada o cuyo trabajo no se verá afectado por las decisiones tomadas en el encuentro, ayuda a no entorpecer su productividad. Una vez finalice la reunión, siempre se pueden enviar las notas recogidas o hacer saber las decisiones tomadas a otros interesados que deban estar al tanto.
- Determina la duración de la reunión: El tiempo de reunión es un factor clave para determinar la productividad del evento. Debes ajustar la duración al mínimo necesario y comenzarla siempre con puntualidad, puesto que la fatiga provocada por la espera o una atención y concentración constante puede aparecer a partir de los 30 minutos. Además, los encuentros excesivamente largos, no solamente desgastan la energía de los asistentes, también les incitan a llevar a cabo la multitarea durante los mismos, evitando así la acumulación de faena.
- Prepara y comparte la agenda: Una buena agenda de reunión te ayudará tanto a planificar el encuentro de forma adecuada como a comunicar a los invitados los puntos a tratar, las decisiones pendientes y el material necesario que deben preparar para garantizar la fluidez. Eso sí, para ello, se debe compartir dicha agenda con el resto de participantes con al menos 24 horas de antelación y es imprescindible seguir los pasos y temas marcados, sin sorpresas de última hora. Y es que las reuniones precipitadas y sin organización son otra forma de perjudicar a la productividad del equipo.
- Fomenta la participación estructurada: Cada asistente deberá cumplir un rol y unas responsabilidades que habrán sido acordadas con antelación, evitando los roles de líderes o la monopolización del encuentro. De este modo, no solamente queda repartido el trabajo a realizar de forma ordenada, sino que la reunión se podrá desarrollar con una participación estructurada, con diferentes puntos de vista y con intervenciones coherentes que, paso a paso, vayan dirigiendo el encuentro a la toma final de decisiones y a lograr los objetivos propuestos. Se debe ser claro sobre cómo se llevarán a cabo las tomas de decisiones (votaciones, debate…).
- Ideas claras y tareas asignadas: Para garantizar la eficacia de la reunión, es imprescindible que todos los implicados terminen el encuentro teniendo claros cuáles son sus siguientes pasos a seguir. Es decir, que tareas se les ha asignado, que fechas límite tienen y que decisiones de procedimiento o rumbo se han tomado. Esto es esencial para que todo el equipo vaya en la misma dirección y comparta objetivos. Así pues, se debe ofrecer una conclusión final en la que se resuman los aspectos tratados, las decisiones tomadas y qué se espera de cada uno de los implicados.
- Seguimiento posterior: Una vez finalizada la reunión, debe llevarse a cabo un seguimiento relajado pero constante que garantice el buen funcionamiento de lo establecido, evitando que todo lo conversado caiga en saco roto. Sugerimos hacer saber a los afectados de qué forma se realizará dicho seguimiento y cómo o cuándo se avaluarán los resultados de los nuevos objetivos.
En conclusión, para garantizar que las reuniones son aliadas de la productividad y no todo lo contrario, es esencial gestionarlas de forma ordenada, breve y focalizada. Para ello, hay que llevar a cabo una buena preparación, un estructurado encuentro y un minucioso seguimiento posterior.